資料作成を生成AIで時短する。構成案からスライドまで

このやり方で何ができるか

会議資料や営業提案書などを作る時、一番時間がかかるのは「何を書くか考える」という部分です。生成AI（ChatGPTやGoogle AI）を使うと、この工程を大きく短くできます。

具体的には以下のような作業が可能です。

• 営業提案書の構成案を5分で完成させる
• メール文面の下書きを1分で生成する
• 会議の議事録を音声から自動で作る
• スライドのサムネイル画像を数秒で生成する

従来なら1時間かかる資料作成が、20～30分で終わる状態を目指します。

準備するもの

必須

• ChatGPT（OpenAI）またはGoogle Geminiなどの生成AIサービス。ChatGPTは無料プラン（GPT-3.5）か有料プラン（GPT-4、月額20ドル程度）から選べます。
• インターネット接続できるパソコンまたはスマートフォン
• 資料のテーマや目的をメモにまとめたもの（2～3行で十分）

あると便利

• Google SlidesやPowerPoint（AIが生成した案をそのままスライドにできる）
• メール文面や資料の過去テンプレート（AIに参考情報として見せられる）

手順（番号付き）

ステップ1：資料のテーマと目的を整理する（3～5分）

まずは「何のための資料か」をはっきりさせます。

具体例：営業提案書の場合

テーマ：「クラウド会計ソフト導入を中堅企業に提案する資料」

目的：「経理部長に導入のメリットを理解してもらい、次回の稟議（りんぎ）で決定権者に上げてもらう」

対象者：「経理業務を担う30代～50代の管理職」

この3点をテキストエディタやメモアプリに書き留めてください。

ステップ2：生成AIに「構成案」を提案してもらう（2～3分）

ChatGPTやGoogle Geminiを開き、以下のようなプロンプト（指示文）を入力します。

プロンプト例：

クラウド会計ソフト導入提案書の構成を作ってください。
対象は経理部長です。
スライド形式で、表紙から結論まで10枚程度を想定しています。
各スライドのタイトルと3～4行の説明も付けてください。

AIは以下のような構成案を返します。

1. 表紙（企業ロゴ、提案のタイトル、日付）
2. 課題認識（現在の手作業経理の問題点）
3. クラウド会計の5つのメリット
4. コスト比較（導入費用と年間ランニング費用）
5. 実装スケジュール
6. 成功事例（同規模企業の導入実績）
7. Q&Aで想定される質問
8. まとめ：次のステップ

この案が良ければ「OK、進めます」、修正したければ「スライド3を変更してください。営業なので、メリットを削減可能な人件費から説明する方が効果的です」と指示してください。

ステップ3：各スライドの本文をAIに書いてもらう（10～20分）

構成が決まったら、スライド1枚ごとに本文を生成させます。

プロンプト例：

営業提案書のスライド2「課題認識」の本文を書いてください。
3行程度で、経理部長が「これは自分たちの悩みだ」と思う内容にしてください。
現在の経理部では、請求書処理と経費精算に月40時間かかっています。

AIの返答例：

毎月の請求書処理・経費精算に大量の時間を消費している。
紙や表計算ソフトでの手作業のため、ミスや重複チェックに追われている。
経理チーム3名で月40時間の作業費が発生しており、
本来の分析業務に使える時間が限定されている状況です。

この文を確認して、必要に応じて「ここをもっと具体的に」と修正指示を出します。

このステップを8～10回繰り返すので、合計10～20分の時間が必要です。

ステップ4：表・グラフのデータをAIに整理させる（5～10分）

資料によっては、コスト比較表やスケジュール表が必要です。

プロンプト例：

クラウド会計ソフト導入時の3年間コスト比較表を作ってください。
列：「現在の方式」「クラウド導入」「削減額」
行：「初期費用」「月額ライセンス」「人件費」「合計」
数値は参考値でかまいません。

AIは表形式で返答します。これをそのままスライドに貼り込めます。

ステップ5：画像・図表が必要ならAIに生成してもらう（3～5分）

スライドを華やかにするため、サムネイル画像が必要な場合があります。

OpenAI DALL·E 3やStability AI Stable Diffusionなどの画像生成AIを使用できます。

プロンプト例（DALL·E 3）：

クラウド会計のメリットを表すイメージ画像を作成してください。
ノートパソコンから書類が整理されている様子を表現してください。
ビジネス雑誌のような洗練されたスタイルで。

数秒で画像が生成されるので、これをスライドに挿入します。

ステップ6：スライドに組み込み、調整する（20～30分）

PowerPointやGoogle Slidesを開き、AIが生成した本文・表・画像をスライドに配置します。

• フォントサイズやカラーを整える
• 企業ロゴやテンプレートを反映させる
• 誤字チェック・tone（文体）を統一する

この工程は手作業ですが、「文を考える」という最も時間がかかる部分が済んでいるため、実装は素早く進みます。

ステップ7：上司や同僚に見せ、フィードバックを反映する（5～15分）

完成版を関係者に見てもらい、「ここの表現が分かりにくい」などの指摘を受けたら、修正個所をAIに指示します。

修正プロンプト例：

上司から「スライド5のコスト削減の根拠がもっと明確でないと稟議が通らない」と指摘されました。
スライド5の本文を、具体的な単価や計算式を加えて書き直してください。
現在の経理3名の月給は総額100万円、削除可能な月40時間は給与の30%相当です。

AIは修正版を返すので、それに差し替えます。

つまずきやすいところ

AIの出力がテンプレート的で、自社に合わない

対応法： AIに「貴社の特色として、○○という強みがあります」と業界や企業情報を事前に教えてください。その情報をふまえて改めて構成案を作らせると、より実用的な内容になります。

数字や根拠が曖昧（あいまい）

AIは参考値を生成することがあり、その数字が正確でない場合があります。コスト表やデータは、実際の見積書や社内資料で確認し、修正してから資料に載せてください。

画像生成AIの出力が期待と異なる

DALL·E 3やStability AIも完全ではありません。プロンプト（指示文）に「色」「スタイル」「構図」を詳しく指定すると、より理想に近い画像が生成されます。1度でダメなら2～3回試してください。

資料の「流れ」が不自然に感じる

AIが各スライドを個別に生成すると、全体として「話の流れがおかしい」と感じることがあります。完成後に、自分で一気読みして、必要に応じて前後のスライドをつなぎ直してください。

慣れてきたら試したいこと

1. 異なる提案方法を複数作り、比較する

同じテーマで「感情に訴える提案」と「データ重視の提案」の2パターンをAIに作らせ、どちらが効果的か試してみます。

プロンプト例：

同じ営業提案を、2つのアプローチで作ってください。
パターンA：「経理業務の負担を減らし、スタッフの働き方を改善する」視点
パターンB：「コスト削減と経営効率の向上」視点

2. AIに「反論への回答」を事前に用意させる

稟議や会議で反対意見が出そうな場合、AIに「よくある質問と回答」を作らせておくと、本番で自信を持って対応できます。

プロンプト例：

この営業提案に対して、経営層が「導入リスク」について質問する可能性があります。
「導入期間中の業務が止まるのではないか」という心配に、論理的に回答してください。

3. メールや社内通知の文面もAIに任せる

資料完成後、「ご報告」メールや社内告知も、同じAIに作らせると統一感が出て、時間も短くなります。

4. 過去の成功資料をAIに学習させる

「この資料は好評だった」という資料をAIに見せると、そのトーンやスタイルを参考に新しい資料を作らせられます。

プロンプト例：

以下の営業資料のスタイル・トーン・構成を参考に、別テーマの提案資料を作成してください。
（過去の成功資料をコピペ＆ペースト）