生成AIで議事録を5分で仕上げる手順──会議直後の音声入力から清書まで

このやり方で何ができるか

会議が終わった直後、音声記録やメモをAIに渡すだけで、社内ルールに合わせた議事録が5分で完成します。参加者の名前、議論の内容、決定事項、次のアクションまでを自動で整理してくれるため、会議終了直後に資料を配布できます。

これまで30分かかっていた議事録作成が5分になれば、毎月の会議5回分で2時間の時間短縮になります。その時間を他の業務に使えます。

準備するもの

必須

• ChatGPT、Claude、Geminiなど、文章を整理できる生成AI（どれでもOK）
• スマートフォンやパソコンの音声記録アプリ、またはZoomなどのオンライン会議ツール（会議中の音声を記録）

あると便利

• 会社で使う議事録テンプレート（いつもの形式）
• メモアプリ（会議中に簡単なキーワードを書き留める用）

手順（全5分の流れ）

1. 会議の音声を記録する（会議中・5秒）

会議が始まる前に、スマートフォンの音声記録アプリを起動して、ボイスメモを開始します。ZoomやGoogle Meetを使っている場合は、プラットフォームの記録機能を使うと、後で音声ファイルが自動でダウンロードできて便利です。

目安時間：5秒（ワンタップ）

2. 会議中に簡単なキーワードをメモする（会議中・随時）

AIは音声から細かいニュアンスを読み取ります。ただし、AIが間違えることもあるため、会議中に以下をメモ帳に記録しておくと後の修正が楽です。

• 参加者の名前（社内システムでの表記）
• 決定事項（「〇〇は□月□日までに実施」など、日付や期限が入った部分）
• 重要な数字や固有名詞
• アクションアイテム（誰が何をいつまでに）

目安時間：会議中は追加作業なし（通常のメモと同じ）

3. 会議終了後、音声ファイルをAIに入力する（会議終了直後・2分）

会議が終わったら、音声ファイルを生成AIのアップロード機能で送ります。またはスマートフォンの音声ファイルをメール、Slack、Notionなどで共有して、AIの入力欄にコピー＆ペーストします。

多くの生成AI（ChatGPT、Claude）は音声ファイルを直接アップロードできます。ただし、サービスによって対応ファイル形式が違うため、アップロードして「議事録にしてください」と指示する前に、利用しているサービスの仕様を確認しましょう。

目安時間：2分（ファイル転送＋指示入力）

4. AIに議事録の作成を指示する（2分以内）

AIの入力欄に、以下のようなプロンプト（指示）を書きます。

以下の会議の音声を、社内議事録テンプレートに合わせて整理してください。

【情報】
- 会議名：〇〇定例会議
- 日時：2026年4月19日 14時～15時
- 場所：会議室A（オンライン含む）
- 参加者：太郎、花子、次郎

【形式】
1. 出席者
2. 議論内容（項目ごと）
3. 決定事項
4. 次回のアクションアイテム（担当者・期限付き）
5. 次回会議の日時

【音声内容】
[ここに音声のテキスト版、または音声ファイルを貼り付け]

AIが議事録を出力したら、2段階で確認します。まず、参加者の名前や日付が正しいか見ます。次に、決定事項とアクションアイテムの部分を、メモと比べて確認します。もし間違いがあれば、AIに「〇〇の部分を直してください」と追加で指示します。

目安時間：2分以内（指示作成＋修正指示）

5. 完成版を確認して配布する（1分以内）

AIが出力した議事録をWord、Googleドキュメント、Notionなどにコピーします。社内フォーマットに合わせて、見出しや行間を整えて、参加者にメール送信します。

目安時間：1分（コピー＆送信）

全体の流れ：会議中の記録（5秒）+ 会議終了後の処理（2～5分）= 約5分

つまずきやすいところ

音声がうまく文字化されない

雑音が多い場所、複数人が同時に話す場面では、AIが正確に文字化できないことがあります。対策として、会議室は可能な限り静かな場所を選び、発言時に「それでは太郎からお願いします」と名前を呼んで話の区切りをつけると良いと思われます。

また、業界独特の用語や人名が出てくる場合、AIが誤って別の言葉に変換することがあります。2ステップ確認で引っかけるか、プロンプトの最後に「専門用語リスト：〇〇、△△」と記載しておくと精度が上がります。

決定事項とアクションアイテムが混在している

「今後は毎週メールで報告する」という発言では、それが決定事項なのか、今後のアクションなのか、AIが判断を間違えることがあります。こういう時は、修正指示の時に「この項目は『次回アクション』のセクションに移してください」と明確に伝えます。

音声ファイルのアップロードに時間がかかる

ファイルサイズが大きい（1時間以上の音声など）場合、アップロードに数分かかることがあります。事前に音声編集ツールで、不要な沈黙や途中の休憩時間をカットしておくと、ファイルサイズが小さくなります。

慣れてきたら試したいこと

テンプレート化してさらに短縮

毎回同じプロンプトを入力するのは手間なため、よく使う指示文をテキストファイルに保存しておき、コピー＆ペーストで使い回すと30秒短縮できます。

ChatGPTなら「カスタム指示」という機能で、毎回自動で指定のテンプレートが適用されるように設定できます。

複数の会議を一度に処理

毎週の定例会のように、同じ参加者で毎回同じ形式の議事録を作る場合、AIに「毎週の定例会用テンプレートを作ってください」と事前に相談して、会議ごとに音声を入力するだけで自動で整形される流れにできます。

議事録をSlackやメールに自動配信

GoogleスプレッドシートやNotionなどのツールと連携させれば、完成した議事録を自動的に参加者にメール送信したり、Slackチャンネルに投稿したりできます。一般的には、APIキー（ツール同士をつなぐためのパスワード）の設定が必要になります。

会議の分析機能を追加

「今回は誰が一番発言したか」「決定まで何分かかったか」といった分析をAIに追加で依頼すれば、会議の運営改善に役立てられます。一般的には、こうした分析は営業会議や振り返り会で活用されています。